Routekaart Europese samenwerking

Deze interactieve routekaart heeft de Amsterdam Economic Board (Board) opgesteld voor ambtenaren uit de Metropoolregio Amsterdam (MRA) die Europees willen gaan samenwerken. Klik op elke stap om meer informatie over die stap te zien.

STAP 0 Euh… Europa?

STAP 0 Euh… Europa?

Sinds een aantal jaren werken de gemeenten in de MRA samen aan hun profilering in Europa en aan Europese projectontwikkeling en deelname in netwerken. Als je ambtenaar bent van een MRA-gemeente en je wilt vanuit jouw gemeente Europese stappen gaan zetten, of je bent vanuit je gemeente trekker van een van de MRA Europa onderwerpen, dan kan deze routekaart je op weg helpen. Of misschien ben je al een stap verder, stroom dan verderop in deze routekaart in.

STAP 1 Moet ik wel op weg naar Europa?

STAP 1 Moet ik wel op weg naar Europa?

In EU MRA programma is afgesproken om op de volgende zes thema’s EU-projecten ontwikkelen:

  1. Gebouwde omgeving
  2. Circulaire economie
  3. Duurzame energie
  4. Smart Mobility
  5. Open en Big data
  6. eHealth

Niet toevallig overlappen die thema’s met de 5 Uitdagingen van de Board:

  1. Gezondheid
  2. Mobiliteit
  3. Digitale Connectiviteit
  4. Circulaire economie
  5. Talent van de Toekomst

In het MRA Platform Economie is met de Board afgesproken dat deze thema’s leidend zijn en dat we daar voor de MRA gezamenlijk onze energie op gaan inzetten. In 2016 hebben de MRA gemeenten besloten om op de regionale uitdagingen Digitale Connectiviteit en Circulaire Economie te starten met een intensivering van die samenwerking.

We willen vanuit het MRA EU programma geen dingen in de maag splitsen, maar in gemeenten structureel iets in gang zetten dat de aansluiting van de MRA op de EU en innovatie verbetert. We denken dus met je mee, in plaats van dat we het voor je doen. Zodat je precies doet wat voor jouw gemeente en de MRA het beste is. En zo efficiënt mogelijk, zodat we optimaal gebruik maken van elkaars kennis en netwerken. Als je vanuit jouw gemeente iets anders wilt doen, dan kan dat natuurlijk en kunnen we je doorverwijzen.

Die thema’s hierboven geven dus een kader waarbinnen we aan de slag zijn gegaan. Maar wat voor soort dingen vallen daar dan te halen? Dat leidt meteen tot de volgende vraag:

Waarvoor kom je naar Europa?
Oftewel, wat heb je eraan? Afgezien van EFRO- aanvragen, waarbij internationaal samenwerken geen voorwaarde is (zie voor meer informatie Kansen voor West II) geeft de EU binnen genoemde thema’s met name geld uit aan samenwerkingsprojecten waarin steden samen met andere steden en vaak kennisinstellingen en bedrijven werken om een bepaald Europabreed probleem op te lossen.

Meedoen aan een Europees project geeft je momentum om in je eigen gemeente innovatieve projecten te realiseren, kennis vanuit heel Europa op te doen, een netwerk van (internationale) partijen die je nu misschien nog niet kent op te bouwen en die je kunnen helpen jouw doelen te realiseren, het lokale netwerk in en om je gemeente te versterken en last (en misschien wel least) subsidie te verkrijgen.

Deze gedachte is heel belangrijk voor de volgende vraag:

Hoe ben je succesvol in een EU projectvoorstel?
De Europese Commissie wil het geld zo nuttig mogelijk inzetten. Hoe fijn het ook is dat je geld krijgt om een deel van jouw doelen binnen je gemeente te behalen, zodra je aan de slag gaat met een Europees projectvoorstel is het van het grootste belang om vooral met de blik van Europa te kijken.

Houd hierbij de volgende vragen in gedachte:

  • Wat is het Europese probleem?
  • Waarom is dit voor (veel steden in) de EU een probleem?
  • Als jij nu geld krijgt voor je project, hoe draagt dat dan bij aan de oplossing van dit Europese probleem?
  • En hoe zorg je ervoor dat als de EU-financiering is afgelopen, er ook echt iets veranderd is en een deel van het Europese probleem is opgelost? Hoe kun je de impact van je project laten zien?
  • Wat zijn de opschalingsmogelijkheden? Hoe zorg je ervoor dat de partijen ermee doorgaan of dat het project in andere gemeenten / bij andere partners kan worden uitgerold?

Het klinkt wellicht wat simpel, maar onthoud deze vragen en neem ze mee in de rest van het proces. Dat maakt je werk voordat je een EU-projectvoorstel indient (of je bijdrage aanlevert bij de indiener) een stuk gemakkelijker.

Maar hoe kan ik overzicht krijgen van wat er allemaal mogelijk is qua EU-fondsen?
Dat hoeft nu nog even niet. Belangrijker is dat je zelf weet welk vraagstuk je Europees wilt gaan oplossen, de link met de EU fondsen komt later. Ga je niet verdiepen in allerlei mogelijke EU-websites en folders, en huur ook (nog – we komen er later op terug wanneer het wel een goed idee is om de hulp in te roepen van een externe adviseur) even geen consultant in om dat voor je te doen. Er zijn wel een aantal andere dingen belangrijk om nu meteen mee aan de slag te gaan.

STAP 2 Naar Europa? Begin thuis!

STAP 2 Naar Europa? Begin thuis!

Wat zijn onderwerpen waarin jouw gemeente excelleert en waarover je kennis zou willen delen, en/of wat zijn issues waar je maatschappelijk wat mee wil als overheid en waar je kennis en ervaringen uit andere steden goed zou kunnen gebruiken? Liefst binnen de kaders van bovengenoemde MRA EU onderwerpen. Kies er een of twee om mee te beginnen. Wat wil je bereiken op deze onderwerpen? Is er een vraag die je wilt oplossen?

Denk aan vragen als:

  • Wat betekent het voor onze parkeergarages als iedereen elektrisch gaat rijden?
  • Of is ons net geschikt voor het opladen van veel (meer) elektrische auto’s?
  • En kunnen we dat ook duurzaam doen?
  • Of hoe hergebruiken we ons afval op grote schaal?
  • Of hoe zorgen we dat de inwoners in onze gemeente optimaal gebruik maken van fiets en openbaar vervoer?

Als er een vraagstuk is dat je wilt oplossen, ga vervolgens aan de slag met vragen als:

  • Welke partijen in jouw gemeente, in de MRA, zijn betrokken bij mogelijke oplossingen?
  • Zijn er meer MRA- gemeenten voor welke dit probleem geldt?
  • Zijn er kennisinstellingen in de buurt die expertise hebben op het onderwerp? Bedrijven?
  • Wie zijn de eindgebruikers van de oplossing (dit zijn vaak de inwoners)?
  • Zijn die op één of andere manier verenigd?
  • Zijn er andere Europese gemeenten die hierin voorop lopen?
  • Wat voor rol wil je zelf spelen?
  • Is het belangrijk dat je de leiding hebt over het project of wil je liever aansluiten als partner?
  • Heb je de ambitie en capaciteit om een consortium van meerdere internationale partijen aan te sturen?
  • Of wil je liever een plaats bieden aan een pilot, demonstratieproject of living lab, wil je partijen (bedrijven: startups, mkb/kennispartijen) uit je gemeente faciliteren om iets te doen?
  • Wil je vooral van andere Europese gemeenten die met hetzelfde probleem kampen leren, wil je één van de eerste gemeenten zijn die…?

Het is handig om na te denken over de rol die je zou willen vervullen. Dit zijn precies de vragen die niemand voor je kan beantwoorden: niet de MRA, niet de Board. Maar jijzelf wel. Met dit op een rijtje is het tijd om een beetje naar Europa te gaan kijken.

Agenda MRA
Wil je weten wie er in de regio bezig is met jouw vraagstuk. Kijk op:

Diverse partijen in onze regio hebben een Europastrategie opgesteld. Kijk hiervoor op:

STAP 3 Wat speelt er in Europa?

STAP 3 Wat speelt er in Europa?

Staat het onderwerp op de Europese agenda? Maakt Europa beleid op dit vlak? Kijk op de website van de Europese Commissie voor alle informatie rondom Europese prioriteiten en beleid.

Zijn er Europese programma’s waarin je onderwerp voorkomt? Dit is een moment om contact op te nemen evt. met een Europadesk in je gemeente, bij de provincie Noord-Holland of Flevoland, het Team Europese Subsidies (TES) van de Gemeente Amsterdam of het Team Europa van de Board. Zij weten de weg in subsidieland en kunnen je wijzen op verschillende mogelijkheden.

Dat is een wisselwerking, het is handig als je de punten onder vraag #2 zo goed mogelijk op een rijtje hebt.

Zie voor meer informatie over de agenda van Europa en aansluiting met EU fondsen:

STAP 4 Mijn idee lijkt te passen, wat nu?

STAP 4 Mijn idee lijkt te passen, wat nu?

Bij de Board of bij andere ondersteuners heb je inzicht gekregen in waar in Europa jouw idee zou kunnen passen. De diverse informatie die je hebt ontvangen moet je wel doornemen. Want voor Europese subsidies geldt: er staat heel precies voorgeschreven wat je moet doen in een project. Het is niet voldoende dat het onderwerp overeen komt. Elke inhoudelijke vereiste moet passen. Vaak is het ook verplicht om met minstens 3 andere partners uit andere EU-lidstaten samen te werken. Of om in ieder geval bedrijven of kennisinstellingen te betrekken. Hoe dat moet, daar komen we zo op.

In deze stap is het voldoende als je de aangeleverde informatie (vaak enkele pagina’s per soort subsidie) doorleest en die naast je projectidee legt.

Past het enigszins?

  • Was je toch al van plan om een deel te doen van wat ze vragen?
  • Kun je wat met de doelen (‘objectives’) en eisen?
  • Wat wil je er zelf voor je gemeente of voor de regio uithalen?

Zet dat op een rijtje.

Besef dat het meeste rendement te behalen is als de Europese subsidies bijdragen aan het eigen beleid of de eigen plannen van je gemeente. Doe het nooit alleen om het geld!
Denk ook nog even na over de rol die je wilt spelen. Wil je het project coördineren, of wil je aansluiten om ervaring op te doen. Of wil je vooral partijen in je regio helpen om te innoveren?

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland heeft daar ook speciale adviseurs voor.

STAP 5 Met wie in Europa kan ik samenwerken?

STAP 5 Met wie in Europa kan ik samenwerken?

Als het goed is heb je in stap 2 al bekeken wie er om je heen betrokken zijn bij het onderwerp. Maar met wie ga je iets doen? Misschien een bedrijf, een kennisinstelling, je buurgemeente. Dit is een eerste mogelijkheid om Europese partners te vinden: misschien doen de bedrijven en kennisinstellingen of je buurgemeente al lang iets in Europa op dit gebied. Het is handig als je je toekomstige projectpartners al een beetje kent. Over het algemeen is het effectiever om via bestaande structuren/systemen/netwerken te werken dan iets geheel nieuws op te zetten. Dus werk daar ook naar toe, bij nieuwe partners, stapje voor stapje elkaar leren kennen.
En vaak wil je als gemeente niet zelf een EU-project coördineren, maar bv. als plek voor een pilot of proeftuin (‘living lab’) deelnemen.

Stedennetwerken
Een manier om Europese projectpartners te vinden is via Europese organisaties, zoals netwerken waar je lid van bent (of gaat worden, zie stap 6), of waar partners lid van zijn. Hier zijn een heleboel mogelijkheden, we noemen de belangrijkste generieke netwerken voor steden:

Voor alle overige Europese netwerken die relevant kunnen zijn voor je gemeenten zie de publicatie van de VNG.

Inhoudelijke netwerken
Verder heb je nog netwerken die aan een onderwerp gelinkt zijn, bijvoorbeeld mobiliteit, duurzaamheid of gezondheid. Die heb je in Europa in allerlei soorten en maten.

Zie hiervoor:

Het voordeel van deze netwerken is dat de partijen al weten hoe Europa werkt, en ook ambities in Europa hebben. Kijk bij elk netwerk wie er lid van zijn (onder ‘about’ of ‘partners’), wellicht ken je er één, of kun je via via in contact komen met een toegankelijke partij die lid is, bijvoorbeeld een kennisinstelling, TNO, een bedrijf bij jou uit de buurt. En vraag grotere gemeenten en partijen als de Board om advies! Zij weten de weg. O.a. via Eurocities en thema gerelateerde netwerken kunnen partnersearches uitgezet worden, als deze partijen geen directe contacten hebben.

RVO heeft daar ook speciale adviseurs voor, de zogenaamde National Contact Points. Zij hebben weer contact met hun collega’s uit andere EU-lidstaten en kunnen je goed op weg helpen.

Partner Search Tools
Dan zijn er ook nog officiële partner search tools. We raden aan die alleen te gebruiken als je heel goed weet wat je wilt gaan doen en met wie. Bovendien vind je op deze netwerken heel vaak verzoeken van partijen die net als jij wellicht beginners zijn, geen idee hebben. Die moet je er wel uit kunnen vissen want die moet je nou juist niet hebben om een goed Europees consortium bij elkaar te krijgen. Voor de partnersearch tool kijk bijvoorbeeld op:

Naar infodagen gaan
Zelfde als partner search: vooral handig om je te oriënteren of om partners uit eigen land te vinden als je al goed weet wat je wilt. RVO organiseert regelmatig infodagen.

Kijken naar projectvoorbeelden
Wie deed wat en met wie in eerdere EU subsidieprojecten? Zo krijg je een goed idee wie ervaren spelers zijn en hoe een Europees project eruit ziet. Kijk voor project voorbeelden uit de regio op:

Kijk voor EU-projectvoorbeelden naar:

  • De projecten database van de Europese Commissie: je kunt hier zoeken op programma (bv. Horizon 2020), projectnaam, onderwerp of land.

Onthoud de gedachte erachter: vind complementaire partners
De EU ziet het liefst projecten met partners die samen precies de goede kwaliteiten in huis hebben. Je hebt dus meestal niet allemaal partners die hetzelfde willen, maar partners die complementair zijn. Het gaat er namelijk vooral om dat verschillende partijen in Europa elkaars kennis en ervaring daadwerkelijk benutten. Zo zullen deelnemende partijen in een andere fase van ontwikkeling of innoveren zitten, en juist vanwege die verschillen, van elkaar kunnen leren. Dat betekent dat je bijvoorbeeld met een paar steden samenwerkt die samen behoorlijk representatief voor de hele EU zijn. En met een of twee kennispartners die veel van de benodigde technologie weten en elkaar daarop aanvullen. En met verschillende relevante bedrijven, die wellicht als het project afgelopen is nieuwe markten kunnen bereiken. Europa wil namelijk dat een subsidie echt effect heeft, en dat het project niet ophoudt als de subsidieperiode voorbij is. Er moet echt iets in gang gezet worden, en best vaak is dat door te kijken of er een relevant business model bij te bedenken is.

Nieuwsgierig naar Business model ontwikkeling? Voor smart-city-gerelateerde onderwerpen heeft de

HvA een lab om ondernemers en kennispartners te ondersteunen.

STAP 6 Moet ik zelf investeren in netwerken?

STAP 6 Moet ik zelf investeren in netwerken?

De Europese netwerken kunnen helpen bij het realiseren van de gemeentelijke of regionale doelstellingen. Indien je als gemeente lid wordt van een van de vele kennisnetwerken die er in Europa zijn, dan moet je wel goed weten waarin je investeert. Want waarom zou je anders lid worden van een netwerk? Kies een gericht netwerk passend bij je eigen agenda en ambities en investeer hierin.

In de MRA zijn vooral de Board, Amsterdam en Almere en onze twee provincies actief in Europese netwerken waaronder:

Daarnaast heeft de Board goede contacten met het Greenovate netwerk.

En hoe delen we in de MRA onze netwerken?
Lidmaatschap van deze netwerken kost tijd en geld. Daarom kunnen we de netwerken zo efficiënt mogelijk verdelen. De meeste netwerken hebben diverse werkgroepen met verschillende focusgebieden, bijvoorbeeld circulaire economie. De gemeenten die op hun EU agenda dit als onderwerp hebben, kunnen hier aansluiten.

Indien je als gemeente hebt besloten om Europees te gaan samenwerken en hierom je EU netwerk zou willen uitbreiden, dan raden we je aan om met een van de partijen in de MRA die al lid zijn van een netwerk contact op te nemen.
De Board Uitdagingen (zie #1 en de website van de Board) zijn ook verbonden met thematische EU-netwerken. Vraag de Board daarom gerust om advies.

STAP 7 Ik sta klaar om Europees te gaan samenwerken, en nu?

STAP 7 Ik sta klaar om Europees te gaan samenwerken, en nu?

Stap 1 t/m 6 zijn doorlopen en je bent toe aan het schrijven en indienen van het project, maar nu?

De volgende sites kunnen je daar wellicht bij ondersteunen:

  • Een stappenplan hiervoor is te vinden in de VNG publicatie
  • En informatie over een succesvol project opstellen zie: Vinnova 

Als je dan eenmaal zover bent om het project in te dienen is er veel onzekerheid over de goedkeuring van het project en de administratie last en de Engelse taal kunnen een drempel zijn. Hiervoor zijn er op verschillende plekken experts die je hier meer over kunnen vertellen. Meer informatie bij de Board en de provincie Noord-Holland. Voor het uitvoeren van de vele stappen en het aanvragen en afhandelen van de EU subsidie dient je organisatie natuurlijk wel goed ingericht te zijn. Dat wil zeggen: een goede (uren-)administratie, een proactieve project controller en een centrale contactpersoon met een goede beheersing van het Engels en bij voorkeur ook een beetje EU-ervaring. Als dit het geval is, raden we zeker aan om de subsidie zelf te doen omdat je dan zelf de kennis er ervaring opbouwt. Indien de gemeente hier nog geen ervaring heeft, kun je hiervoor een consultant inhuren. Zorg dan wel dat de kennis overgedragen wordt aan je gemeente.

STAP 8 En wat als ik Europees bezoek krijg? (of als mijn bestuurder naar Europa gaat?)

STAP 8 En wat als ik Europees bezoek krijg? (of als mijn bestuurder naar Europa gaat?)

De Board en Amsterdam krijgen regelmatig delegaties uit andere Europese landen op bezoek. Hiervoor worden soms ook bestuurders uit bedrijfsleven, kennisinstellingen en gemeenten uitgenodigd. Maar het is natuurlijk ook mogelijk om de delegaties gave projecten uit de regio te laten zien. Mocht je ideeën hebben neem contact op met de Board.

Afstemming van Europees bezoek gebeurt in de Europa Focusgroep van de Board en de MRA EU werkgroep (zie onder #9).

De Board heeft in 2012, 2014 en 2016 een Brusselreis voor bestuurders georganiseerd. In oktober 2017 heeft de Board samen met de MRA een eerste eigen event georganiseerd in Brussel. Als jouw bestuurder naar Europa gaat dan is het belangrijk dat je een goed programma hebt. De Board en de Boardpartners kunnen je hierbij helpen.

STAP 9 Als regio optrekken in Europa

STAP 9 Als regio optrekken in Europa

De Board houdt overzicht van de Europese activiteiten op de onderwerpen uit het MRA EU programma en op de EU activiteiten in de uitdagingen. De Board wil de regio zo snel en goed mogelijk voorbereiden op onder meer Interreg en Horizon 2020, dat zich nog meer dan het vorige onderzoeksprogramma richt op demonstratie- en pilotprojecten en het naar de markt krijgen van innovatieve producten, diensten en processen. Zie hier een overzicht van hoeveel subsidie de MRA heeft binnengehaald sinds de start van Horizon 2020. Zie hier hoe onze regio het doet ten opzichte van andere EU regio’s in Horizon 2020. En zie hier welke organisaties uit de MRA koplopers zijn in Horizon 2020.

We willen elkaar versterken in plaats van onderling te concurreren. Verschillende gemeenten hebben een EU-strategie. In de MRA- EU-werkgroep delen verschillende MRA gemeenten en de Board ambtelijk wat we doen. De wens is om in de toekomst elkaar te versterken voor wat betreft onze EU-doelen. Bij de Board is veel praktische kennis aanwezig over hoe je in Europa iets kunt bereiken en wie je daarvoor moet hebben.

Hoe laat ik de MRA profiteren van mijn inzet en oplossingen?
Elk Europees project heeft een activiteitenpakket rond het delen van de resultaten, ofwel disseminatie en kennisoverdracht. In de praktijk merken we dat we die resultaten dan vooral delen in Europese netwerken, en veel minder in de eigen regio. En dat is natuurlijk jammer. Team Europa draagt er zorg voor dat we weten wat er uit projecten komt en dat we die koppelen aan nieuwe projecten. Op het gebied van Smart Cities gebeurt dat al veelvuldig via de Amsterdam Smart City Community. En de uitdaging-aanpak van de Board draagt daar ook aan bij. Belangrijk hierbij is om na te denken over het opschalen van projecten en initiatieven. De Board en de MRA legden hier op het event in Brussel in 2017 al de nadruk op.

Kortom, aarzel niet en zet met ons die (vervolg)stap naar Europees succes!

Vragen? Neem contact op met Team Europa van de Amsterdam Economic Board: a.vanveen@amecboard.com.

Help ons verbeteren

Heb je 5 minuten voor een paar vragen over onze website?